Main dialogue: looking after a client at a trade fair
Chen’s company is showing a new office chair at a trade fair. Mori, the department manager (buchō) at a long-standing client, 「ひかり電機」, comes to the stand. Every time Chen mentions his actions, she uses respectful language.
- チェン
森様、ようこそいらっしゃいました。
Mr Mori, welcome.
- 森
どうも。新しい椅子が出たと聞いて、見に来ましたよ。
Hello. I heard there’s a new chair, so I’ve come to have a look.
- チェン
ありがとうございます。カタログには、もう目を通されましたか。
Thank you. Have you already looked through the catalogue?
- 森
ええ。でも、座ってみないとわからないからね。
I have. But you can’t tell without sitting in it.
- チェン
では、どうぞこちらにおかけになってみてください。
Then please, sit down and try it.
- 森
……うん、これは楽だ。
… Hmm, this is comfortable.
- チェン
森様は、今はどのような椅子をお使いですか。
Mr Mori, what kind of chair are you using now?
- 森
十年前に買ったものを、まだ使っていますよ。
One we bought ten years ago. We’re still using it.
- チェン
そうでしたか。先日おっしゃっていた会議室用のタイプも、あちらにございます。
I see. The model for meeting rooms that you mentioned the other day is over there too.
- 森
じゃあ、両方の見積もりをお願いできますか。
Could you give me a quote for both?
- チェン
かしこまりました。お急ぎですか。
Certainly. Do you need it urgently?
- 森
月末までにもらえると助かります。
By the end of the month would be fine.
Whenever Chen mentions Mori’s actions, she uses respectful language: 「いらっしゃいました」 (came), 「目を通されましたか」 (looked through, the 「〜される」 type), 「おかけになって」 (sit), 「お使いですか」 (use), 「おっしゃっていた」 (said), 「お急ぎですか」 (in a hurry). Mori is the client and speaks more casually; Chen doesn’t follow suit.
Tip
N4 lesson 31 listed the common respectful verbs and 「お〜になる」. This lesson covers all five respectful forms: special respectful verbs, 「お〜になる」/「ご〜になる」, 「〜られる」, 「お〜ください」 for asking someone to do something, and 「お〜です」 for the other person’s state.
Special respectful verbs: forms and use
For the most common verbs, the respectful form is a different word, so you need to learn them one by one. The table adds their masu form, te form and ta form.
| Ordinary verb | Respectful | masu form | te form / ta form |
|---|---|---|---|
| いる・行く・来る | いらっしゃる | いらっしゃいます | いらっしゃって・いらっしゃった |
| 言う | おっしゃる | おっしゃいます | おっしゃって・おっしゃった |
| 食べる・飲む | 召し上がる | 召し上がります | 召し上がって・召し上がった |
| 見る | ご覧になる | ご覧になります | ご覧になって・ご覧になった |
| する | なさる | なさいます | なさって・なさった |
| くれる | くださる | くださいます | くださって・くださった |
| 知っている | ご存じだ | ご存じです | ご存じで・ご存じだった |
The masu form of 「いらっしゃる」, 「おっしゃる」, 「なさる」 and 「くださる」 is 「〜います」, not 「〜ります」. Their imperatives are special too: 「いらっしゃい」, 「なさい」, 「ください」. The 「〜てください」 you say every day is in fact the imperative of 「くださる」, and the shop greeting 「いらっしゃいませ」 is 「いらっしゃい」 plus 「ませ」.
部長も、明日の説明会にいらっしゃいますか。
Buchō, are you going to tomorrow’s briefing too?
Whether 「いらっしゃる」 means go, come or be depends on the context.
課長がおっしゃったことは、メモしてあります。
I’ve already made a note of what the kachō said.
森様は、辛いものは召し上がりますか。
Mr Mori, do you eat spicy food?
週末は、何かスポーツをなさいますか。
Do you do any sport at the weekend?
この件は、部長ももうご存じです。
The buchō already knows about this.
山田様が、駅まで車で送ってくださいました。
Mr Yamada drove me to the station.
「〜てくださる」: the other person did something for you.
Tip
In speech, 「いらっしゃって」 and 「いらっしゃった」 often become 「いらして」 and 「いらした」: 「先週、大阪にいらしたそうですね」 (I hear you went to Osaka last week). Both are fine in formal settings.
Watch out
「ご存じ」 is never about yourself「ご存じ」 is about the other person. To ask whether they know, say 「ご存じですか」. To say you know, use the humble 「存じております」 (lesson 3). Answering 「はい、ご存じです」 is a common mistake. 「ご存じ」 is also written 「ご存知」; both spellings are common.
Compare
「いらっしゃる」 covers be, go and come in one word: 「どちらにいらっしゃいますか」 can mean “where are you?” or “where are you going?”. Tell them apart from the context.
「お〜になる」 and 「ご〜になる」
Verbs without a special respectful verb use a pattern: native Japanese verbs (mostly with kun readings) take 「お」, and Sino-Japanese words + 「する」 take 「ご」.
お masu form without 「ます」 になる ／ ご Sino-Japanese word になる
「使います」 → 「お使いになる」; 「利用する」 → 「ご利用になる」. The respectful way to say “can …” is 「お〜になれる」 or 「ご〜になれる」.
| Ordinary verb | Respectful | Notes |
|---|---|---|
| 使う | お使いになる | godan verb |
| 決める | お決めになる | ichidan verbs work the same way |
| 着く | お着きになる | “arrive” |
| 利用する | ご利用になる | Sino-Japanese words take 「ご」 |
| 出席する | ご出席になる | Sino-Japanese words take 「ご」 |
この資料は、会議でお使いになりますか。
Will you be using these papers at the meeting?
ホテルはもうお決めになりましたか。
Have you already booked a hotel?
森様は、来月の展示会にご出席になりますか。
Mr Mori, will you be attending next month’s trade fair?
新しいシステムは、どなたでもご利用になれます。
Anyone can use the new system.
「ご利用になれる」 is the potential of 「ご利用になる」. You often see 「ご利用できます」, but 「ご〜できる」 is generally regarded as the potential of a humble form, so it is not quite right for the other person. 「ご利用になれます」 or 「ご利用いただけます」 is safer.
The pattern is not used in these cases:
- When there is a special respectful verb, use it.
- Verbs like 「見る」, 「いる」, 「来る」, 「寝る」 and 「着る」, which leave only one sound once 「ます」 is removed from the masu form, usually take another word: 「ご覧になる」, 「いらっしゃる」, 「いらっしゃる」, 「お休みになる」, 「お召しになる」 respectively. There are exceptions: 「出る」 can be 「お出になる」 (「電話にお出になる」).
- Loanwords + 「する」, such as 「コピーする」 and 「チェックする」, take neither 「お」 nor 「ご」. Say 「コピーなさる」 or 「チェックされる」.
| Wrong | Right | Why |
|---|---|---|
| 昨日の資料、お見になりましたか。 | 昨日の資料、ご覧になりましたか。 | 「見る」 leaves only one sound; use 「ご覧になる」 |
| 社長がお言いになりました。 | 社長がおっしゃいました。 | if there is a special verb, use it |
| どうぞ、こちらのペンをお使いしてください。 | どうぞ、こちらのペンをお使いください。 | 「お〜する」 is humble; don’t use it for the other person |
| 課長がお読みになられました。 | 課長がお読みになりました。 | 「お〜になる」 plus 「られる」 is double keigo (lesson 5) |
| この書類、おコピーになりますか。 | この書類、コピーなさいますか。 | loanwords don’t take 「お」 |
Watch out
「お〜になる」 and 「お〜する」 point in opposite directions「お持ちになる」 means the other person holds or carries something; 「お持ちする」 means you carry it for them (lesson 3). When you hear 「お〜」, don’t jump to conclusions: check whether 「になる」 or 「する」 follows.
「〜られる」: handy, lighter respect
The third way borrows the passive form to show respect. It is formed exactly like the passive (N4 lesson 11), but here there is no passive meaning.
| Verb | Ordinary verb | Respectful |
|---|---|---|
| godan verb | 書く、話す、行く | 書かれる、話される、行かれる |
| ichidan verb | 決める、出る | 決められる、出られる |
| irregular する | 出席する | 出席される |
| irregular 来る | 来る | 来られる |
Almost every verb can take 「〜られる」, including loanwords (「チェックされる」), so it is the handiest form. It is common in emails, the news and conversation inside a company. It is generally thought to show a little less respect than 「お〜になる」 and the special verbs; for important matters with clients, those two are safer.
| Phrase | Respect | Typical use |
|---|---|---|
| 何時に出発しますか。 | polite language only | to colleagues |
| 何時に出発されますか。 | respectful, lighter | to bosses and other departments; common in emails |
| 何時にご出発になりますか。 | respectful, stronger | to clients; formal settings |
Watch out
When it could be the potential or the passive「来られる」 can be the respectful “come” or “can come”; 「見られる」 can also mean “be seen”. When the meaning could be confused, switch to a special verb or 「お〜になる」: 「部長もいらっしゃいますか」, 「部長がご覧になりました」. Also, 「〜られる」 is never used about yourself: if you say 「わたしは十時に来られます」, people will only hear “I can come at ten”.
Compare
「社長が話された」 looks passive, but it is the respectful way to say the president spoke. When there is no 「〜に」 (by …) naming who did it, it is most likely respectful.
Asking, and the other person’s state: 「お〜ください」 and 「お〜です」
To ask someone to do something more formally, change 「〜てください」 to 「お〜ください」 or 「ご〜ください」. 「ください」 is already the imperative of 「くださる」, so this is respectful as it stands; nothing else needs adding.
| Ordinary verb | Respectful request | Notes |
|---|---|---|
| ここに名前と電話番号を書いてください。 | こちらにお名前とお電話番号をお書きください。 | 「お」 + masu form without 「ます」 + 「ください」 |
| 確認してください。 | ご確認ください。 | Sino-Japanese words take 「ご」 |
| 見てください。 | ご覧ください。 | special verb |
| 食べてください。 | 召し上がってください。 | 「お召し上がりください」 is also said; strictly it is double keigo, but it is a set phrase and generally accepted |
| 遠慮しないで言ってください。 | ご遠慮なくおっしゃってください。 | te form of the special verb + 「ください」 |
| また来てください。 | またお越しください。 | 「いらしてください」 is also fine |
Watch out
「ご〜してください」 is a common mistakeYou often hear 「ご確認してください」 and 「お使いしてください」, but 「お〜する」 and 「ご〜する」 are humble, and are generally thought wrong for asking someone else to act. Say 「ご確認ください」 and 「お使いください」. 「お〜になってください」 (「お使いになってください」) is also correct, just longer. Loanword verbs don’t become 「おコピーください」; say 「コピーをお願いします」.
To say what the other person is doing, carrying or about to do, you can use 「お」 + masu form without 「ます」 + 「です」. It is a respectful version of 「〜ています」 or 「〜ますか」: short, common, and heard every day at counters and on the phone.
| Ordinary verb | 「お〜です」 | Meaning |
|---|---|---|
| お客さんが待っています。 | お客様がお待ちです。 | the guest is waiting |
| 傘を持っていますか。 | 傘はお持ちですか。 | do you have an umbrella? |
| 急いでいますか。 | お急ぎですか。 | are you in a hurry? |
| 何か探していますか。 | 何かお探しですか。 | are you looking for something? |
| もう帰りますか。 | もうお帰りですか。 | are you leaving now? |
「お〜です」 works only with some common verbs, not with every verb: you don’t say 「お食べです」 or 「お見です」. Before a noun, it becomes 「お〜の」: 「会員証をお持ちの方」 (people with a membership card), 「ご予約のお客様」 (guests with a booking).
受付で、ひかり電機の森様がお待ちです。
Mr Mori from Hikari Denki is waiting at reception.
会員証をお持ちの方は、こちらにお並びください。
Customers with a membership card, please queue over here.